A menudo, cuando un cliente pide presupuesto, muchos autónomos y empresas optan por enviar una factura proforma. Sin embargo, sigue existiendo confusión sobre qué significa exactamente este documento, qué valor tiene y cómo debe hacerse correctamente.
Aunque su aspecto es casi idéntico al de una factura ordinaria, la proforma no tiene validez fiscal ni contable. Es, en esencia, una promesa o anticipo de una futura operación comercial. En este artículo te explicamos, con base en la normativa y la práctica profesional, qué es una factura proforma, cuándo se utiliza, cómo hacerla paso a paso y qué precauciones debes tomar.
¿Qué es una factura proforma y qué función tiene?
Una factura proforma es un documento informativo que detalla los bienes o servicios ofrecidos, su precio, impuestos aplicables y condiciones de venta, pero no genera obligación de pago ni efectos fiscales.
La Agencia Tributaria la considera simplemente una oferta comercial o presupuesto formalizado, no una factura a efectos de IVA o IRPF.
Por tanto, una proforma no se registra en contabilidad ni se declara en modelos tributarios como el Modelo 303 de IVA.
Su objetivo es dejar constancia de una propuesta de venta o prestación de servicios antes de cerrarse la operación.
En el ámbito internacional, la factura proforma tiene además una función aduanera: se utiliza para acreditar el valor estimado de una mercancía cuando todavía no existe una factura definitiva.
Cuándo se utiliza una factura proforma
La factura proforma se emplea en diversas situaciones donde se necesita formalizar una oferta o justificar un trámite previo, pero sin efectos fiscales inmediatos.
1. Presupuestos o negociaciones previas
Sirve para presentar una oferta detallada al cliente, con todos los datos económicos del futuro servicio, sin que todavía haya obligación de pago.
Es muy útil en proyectos que requieren aprobación previa o cuando se negocian condiciones.
2. Operaciones internacionales y exportaciones
En comercio exterior, la factura proforma es un documento obligatorio para tramitar licencias, seguros o permisos de importación. Se usa como base para calcular aranceles o seguros antes del envío.
3. Solicitud de subvenciones o financiación
En muchos expedientes de ayudas públicas o préstamos bancarios, se pide adjuntar facturas proforma para justificar presupuestos estimados de gasto (por ejemplo, en el Programa Kit Digital).
4. Anticipos o encargos personalizados
Cuando un cliente solicita un producto a medida, la proforma se utiliza como documento previo al pago parcial o señal. Una vez aceptada, se convierte en factura definitiva.
Diferencias entre factura proforma, factura ordinaria y presupuesto
Aunque comparten información similar, son documentos distintos con efectos muy diferentes.
| Documento | Valor legal y fiscal | Cuándo se utiliza | Declaración en IVA |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | Simple estimación | Antes del acuerdo | No |
| Factura proforma | Oferta formal, sin validez fiscal | Una vez pactados precios o condiciones | No |
| Factura ordinaria | Documento fiscal con efectos contables y tributarios | Tras la entrega del bien o servicio | Sí (Modelo 303, 390, etc.) |
Qué ocurre si se usa indebidamente
Emitir una factura proforma cuando ya se ha entregado el servicio o cobrado el importe puede generar problemas.
Hacienda podría considerar que se trata de una factura encubierta, con el consiguiente riesgo de sanción por omisión de IVA.
Por eso, las proformas deben marcarse claramente con el texto “Factura Proforma” y no numerarse dentro de la secuencia de facturación ordinaria.
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
Aunque no existe un formato oficial, se recomienda que incluya los mismos datos que una factura real, excepto la numeración fiscal.
Campos recomendados (según AEAT y Wolters Kluwer):
- Encabezado: debe figurar claramente el texto “Factura Proforma”.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección y contacto.
- Datos del cliente: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio.
- Número de proforma: opcional, pero recomendable (por ejemplo, P-2025-001).
- Fecha de emisión.
- Descripción detallada de los productos o servicios ofrecidos.
- Importe unitario, IVA aplicable y total estimado.
- Condiciones de pago y validez de la oferta.
- Firma o sello opcional.
¿Es obligatorio numerar y conservar las facturas proforma?
No. La numeración y conservación de proformas no es obligatoria por ley, ya que no son documentos contables.
Sin embargo, guardarlas como parte del expediente comercial es una buena práctica.
De esta forma, podrás justificar la trazabilidad entre presupuesto, proforma y factura final. Además, conservarlas durante 4-6 años facilita la verificación en auditorías o reclamaciones.
Errores frecuentes al emitir una factura proforma
- No identificarla como “proforma”.
Siempre debe figurar claramente en el encabezado. - Incluirla en la numeración fiscal.
Nunca debe interferir con la secuencia oficial de facturas. - Emitirla después del cobro o entrega.
En ese caso, ya corresponde emitir factura real. - No reflejar impuestos o condiciones.
Aunque no sea fiscal, debe mostrar los importes estimados e IVA aplicable. - Confundirla con un presupuesto.
La proforma es más formal y puede convertirse en factura definitiva sin rehacer el documento.
Del presupuesto a la factura: ejemplo práctico
Un autónomo emite el 2 de abril una proforma por 1.200 € + IVA.
El 5 de abril el cliente acepta y realiza un pago del 30 %.
En ese momento, el profesional debe emitir una factura de anticipo declarando el IVA correspondiente.
Cuando se completa el trabajo, se emite la factura final, descontando la señal.
Así se garantiza la trazabilidad y el cumplimiento normativo.
Ventajas de usar factura proforma frente a presupuesto
- Profesionaliza la relación comercial. Transmite seriedad y compromiso.
- Clarifica las condiciones económicas. Facilita la aprobación del cliente.
- Ahorra tiempo. Puede convertirse en factura real con un clic.
- Tiene valor internacional. Es reconocida por bancos y aduanas.
En definitiva, la factura proforma mejora la gestión administrativa y evita malentendidos con clientes y proveedores.
Herramientas digitales para crear facturas proforma fácilmente
Cada vez más autónomos y pymes utilizan software de gestión que automatiza este proceso y reduce errores.
Estas herramientas permiten emitir proformas, convertirlas en facturas reales y almacenarlas de forma segura en la nube, cumpliendo con los requisitos de la Ley Antifraude y del sistema Verifactu (julio 2025).
Entre las soluciones más fiables destacan:
- a3factura → Ideal para autónomos: permite emitir presupuestos, proformas y facturas electrónicas en segundos.
- a3innuva ERP → Diseñado para negocios que quieren integrar facturación, contabilidad y gestión documental.
- a3ERP → Perfecto para pymes con alto volumen de operaciones y circuitos de validación.
Estas herramientas garantizan la integridad, trazabilidad y conservación de la documentación comercial según la normativa vigente.
Una herramienta simple para una gestión más profesional
La factura proforma no tiene efectos fiscales, pero es una pieza clave de la gestión comercial moderna.
Permite formalizar presupuestos, agilizar acuerdos y preparar facturas reales con precisión, sin duplicar trabajo.
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