Muchos autónomos y empresas se hacen la misma pregunta cada año: ¿cuánto tiempo hay que guardar las facturas y por qué?
No se trata solo de un hábito contable, sino de una obligación legal y fiscal.
Tirar antes de tiempo una factura o no conservarla adecuadamente puede generar problemas con la Agencia Tributaria, dificultades ante una inspección o incluso sanciones.
En este artículo te explicamos de forma práctica y con base normativa cuánto tiempo debes conservar tus facturas, qué leyes lo regulan, desde cuándo empieza a contar el plazo, y cómo hacerlo correctamente tanto en papel como en formato digital.
¿Por qué es obligatorio conservar las facturas?
Las facturas son documentos esenciales que acreditan operaciones económicas entre dos partes. Sirven como prueba tanto para Hacienda como para tus clientes o proveedores.
La obligación de conservarlas tiene un doble fundamento:
- Fiscal: garantizar el control tributario de tus declaraciones.
- Mercantil: acreditar operaciones y movimientos contables ante terceros o en procedimientos judiciales.
De acuerdo con la Ley General Tributaria (Ley 58/2003), los autónomos y empresarios deben conservar durante el plazo de prescripción todos los justificantes y documentos que respalden sus declaraciones fiscales.
Por tanto, no basta con emitir correctamente las facturas; hay que mantenerlas accesibles, ordenadas y legibles durante los años que marca la ley.
Plazo general: cuatro años según la Ley General Tributaria
El plazo general de conservación de facturas en España es de cuatro años, según el artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria.
Este periodo corresponde al plazo de prescripción de las obligaciones fiscales:
Prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos: el derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria, exigir su pago y aplicar sanciones, y el derecho del contribuyente para solicitar devoluciones.” (Consulta BOE – Ley 58/2003, art. 66)
Esto significa que durante los cuatro años posteriores a la presentación de una declaración de IVA o IRPF, Hacienda puede requerirte las facturas que justifican las operaciones.
Por ejemplo:
- Si presentas tu declaración del ejercicio 2024 en abril de 2025, deberás conservar esas facturas hasta abril de 2029.
- Si recibes una notificación de comprobación, el cómputo se interrumpe y el plazo vuelve a empezar desde cero una vez finalizado el procedimiento.
En resumen, todas las facturas emitidas y recibidas deben guardarse al menos durante cuatro años desde el fin del periodo fiscal al que correspondan.
Plazo mercantil: seis años según el Código de Comercio
Además del ámbito fiscal, existe una obligación mercantil.
El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar “los libros, correspondencia, documentación y justificantes” durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros contables.
Esto incluye facturas, balances, registros y justificantes de operaciones.
Este plazo mercantil se aplica tanto a autónomos como a sociedades, y tiene relevancia en casos de auditoría, reclamaciones de clientes o procesos judiciales.
Por tanto, aunque fiscalmente baste con cuatro años, desde el punto de vista mercantil es recomendable conservar la documentación seis años.
Casos especiales: conservación durante diez años o más
Existen situaciones específicas en las que el plazo de conservación puede ser superior a los cuatro o seis años.
Veamos las más relevantes:
1. Facturas de bienes de inversión
Cuando se trata de bienes de inversión (vehículos, maquinaria, equipos informáticos, inmuebles, etc.), las deducciones de IVA se regularizan durante cinco años, y diez años si son inmuebles.
Por tanto, se recomienda conservar las facturas durante todo el periodo de regularización más los cuatro años de prescripción fiscal.
Ejemplo real:
Si compras una máquina en 2021 y aplicas deducción de IVA, deberás conservar la factura hasta al menos 2030 (5 años de regularización + 4 de prescripción + 1 de ejercicio corriente).
2. Facturas con subvenciones o ayudas públicas
En subvenciones cofinanciadas por fondos europeos (como los del Kit Digital), la obligación de conservar documentación puede llegar a 10 años, según las normas de gestión de fondos UE.
3. Posibles responsabilidades penales o civiles
En casos de delitos fiscales o reclamaciones judiciales, los plazos de prescripción pueden ampliarse hasta 10 o incluso 15 años, según la gravedad del delito (artículos 305 y 131 del Código Penal).
¿Desde cuándo empieza a contarse el plazo?
El cómputo del plazo no empieza cuando se emite la factura, sino cuando finaliza el periodo fiscal en que se declaró.
Ejemplo:
Una factura emitida en octubre de 2024 se incluye en la declaración del cuarto trimestre (enero de 2025).
El plazo de conservación comenzará en enero de 2025, por lo que deberás conservarla hasta enero de 2029.
Este matiz es importante, porque muchas empresas eliminan documentación antes de tiempo pensando que basta con contar cuatro años desde la fecha de emisión.
Formato válido: papel o digital, siempre que garantice legibilidad
La Agencia Tributaria permite conservar las facturas en cualquier formato, físico o electrónico, siempre que cumpla estos requisitos:
- Legibilidad: el documento debe poder leerse claramente durante todo el periodo de conservación.
- Autenticidad del origen: debe poder verificarse quién la emitió.
- Integridad del contenido: no puede haberse modificado.
Esto significa que puedes guardar tus facturas en formato PDF, XML o Facturae, siempre que el sistema garantice su conservación y acceso inmediato ante requerimiento.
Los programas de facturación homologados (como a3factura, a3innuva ERP o a3ERP) ya incluyen estas garantías: guardan cada factura con sello de tiempo y copia segura en la nube, cumpliendo los estándares del reglamento eIDAS y del sistema Verifactu, que entrará en vigor en 2025.
Cómo organizar y conservar correctamente tus facturas
Conservar las facturas no significa solo tenerlas almacenadas: hay que hacerlo de forma ordenada, segura y accesible.
Recomendaciones prácticas:
- Archivo cronológico. Organiza las facturas por ejercicio fiscal y tipo (emitidas, recibidas, gastos, bienes de inversión).
- Nomenclatura uniforme. Usa nombres como “2024_Q2_ClienteX_00045.pdf” para facilitar búsquedas.
- Copias de seguridad. Mantén al menos una copia local y otra en la nube.
- Sistema de búsqueda. Usa etiquetas (proveedor, tipo de gasto, proyecto) para localizarlas en segundos.
- Control de acceso. Solo personal autorizado debe poder modificar o eliminar facturas.
Estas medidas no solo facilitan una inspección, sino que mejoran la gestión financiera diaria.
Consecuencias de no conservar las facturas correctamente
Destruir o extraviar facturas antes del plazo legal puede tener consecuencias graves:
- Pérdida del derecho a deducir IVA o gastos si no puedes justificar la operación.
- Sanciones económicas, ya que se considera infracción tributaria leve o grave según el artículo 200 de la Ley General Tributaria.
- Riesgos reputacionales y legales, especialmente en auditorías o reclamaciones comerciales.
En una inspección, la carga de la prueba recae en el contribuyente: si no puedes mostrar la factura, Hacienda puede imputar la operación como ingreso no declarado o rechazar la deducción de IVA.
Ejemplo ilustrativo: facturas en distintos supuestos
| Tipo de factura | Plazo mínimo | Fundamento legal | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Factura general | 4 años | Ley 58/2003, art. 66 | Fiscal (prescripción tributaria) |
| Documentación contable | 6 años | Código de Comercio, art. 30 | Obligación mercantil |
| Bien de inversión | 9-10 años | IVA bienes de inversión (AEAT) | Regularización de deducciones |
| Subvenciones públicas | 10 años | Normas UE – fondos europeos | Requisito de control |
| Delitos fiscales | 10-15 años | Código Penal, art. 305 | En caso de infracción grave |
Qué hacer cuando el plazo ya ha vencido
Una vez transcurrido el plazo de conservación, puedes eliminar las facturas de manera segura.
Se recomienda hacerlo mediante borrado certificado o destrucción física confidencial, especialmente si contienen datos personales o bancarios.
Eso sí, antes de destruir documentación, verifica que no haya procedimientos abiertos o revisiones pendientes, porque estos interrumpen el cómputo del plazo.
Conservar bien las facturas es proteger tu negocio
Guardar las facturas durante el tiempo correcto no es un simple requisito: es una garantía de seguridad y transparencia.
Cumples la ley, evitas sanciones y te aseguras de tener la documentación lista si Hacienda o tus clientes la solicitan.
La buena noticia es que ya no hace falta archivadores ni cajas repletas de papeles: con herramientas como
- a3factura, puedes emitir y conservar automáticamente tus facturas durante los plazos legales, con acceso rápido ante cualquier requerimiento.
- a3innuva ERP, ideal si además quieres integrar facturación, contabilidad y gestión documental.
- a3ERP, pensado para pymes con mayores volúmenes y necesidad de archivo digital avanzado.
Cumplir con la normativa nunca fue tan sencillo: digitaliza tus facturas, garantiza su conservación y gana tranquilidad fiscal y legal.