Conoce quién debe presentar el modelo 190, qué datos necesitas y qué revisar para completar la declaración anual de retenciones sin errores.
El modelo 190 es una de las declaraciones informativas más importantes para empresas, autónomos con trabajadores y asesorías. Aunque su presentación se realiza una vez al año, recoge las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF correspondientes a rendimientos del trabajo, determinadas actividades económicas y otras rentas incluidas en este modelo. Esta información permite a la Agencia Tributaria comprobar los datos declarados durante el ejercicio. Su alcance se recoge en la ficha oficial de la declaración informativa anual.
Cada año, las empresas deben revisar esta declaración resumen, pero siguen existiendo numerosas dudas sobre quién está obligado a hacerlo, qué información debe incluirse o qué diferencias existen respecto al modelo 111. Además, cualquier error o discrepancia en los datos puede generar requerimientos por parte de Hacienda e incluso derivar en sanciones.
En esta guía explicamos qué es el modelo 190, para qué sirve, quién debe presentarlo, cuáles son los plazos establecidos por la Agencia Tributaria y qué aspectos conviene revisar para evitar incidencias en su presentación.
- ¿Qué es el modelo 190 y para qué sirve?
- ¿Quién está obligado a presentar el modelo 190?
- ¿Qué diferencias hay entre el modelo 190 y el modelo 111?
- ¿Cuándo se presenta?
- ¿Qué información necesitas para rellenarlo?
- ¿Cómo presentar el modelo 190 paso a paso?
- ¿Qué errores conviene revisar antes de enviarlo?
- ¿Cómo corregir una declaración ya presentada?
- ¿Qué ocurre si se presenta fuera de plazo?
- ¿Cómo simplificar la preparación del modelo 190?
¿Qué es el modelo 190 y para qué sirve?
El modelo 190 es una declaración informativa anual en la que se detallan las rentas que deben incluirse en este resumen y las retenciones e ingresos a cuenta asociados a ellas. La información se desglosa por perceptor, es decir, por cada persona que ha recibido esas cantidades.
Su presentación no implica realizar un ingreso. La declaración permite identificar a quién se ha pagado, cuánto ha percibido y qué importe se ha retenido, completando así la información de las autoliquidaciones periódicas. Puedes consultar su naturaleza y las gestiones disponibles en la Sede de la AEAT.
Conviene delimitar su alcance: no reúne cualquier retención del IRPF. Por ejemplo, las retenciones por alquileres de inmuebles urbanos se informan mediante el modelo 180, como establece el artículo 2 de la Orden EHA/3127/2009, en su texto consolidado.
¿Quién está obligado a presentar el modelo 190?
Deben presentarlo las personas físicas, jurídicas y demás entidades que, estando obligadas a retener o ingresar a cuenta, satisfagan rentas incluidas en esta declaración. Así lo explican las instrucciones de la AEAT para el ejercicio 2025.
Entre los obligados más habituales se encuentran:
- Empresas que abonan salarios a sus trabajadores.
- Autónomos que pagan servicios profesionales sujetos a retención.
- Asociaciones, fundaciones o comunidades de bienes que satisfacen rentas comprendidas en el modelo.
- Administraciones públicas y otras entidades pagadoras.
La obligación depende de las rentas abonadas y de las reglas aplicables. Haber presentado el modelo 111 es una referencia habitual, pero no debe utilizarse como único criterio para decidir.
En el caso de los trabajadores por cuenta propia, también es importante conocer otras obligaciones tributarias periódicas, como las que explicamos en nuestra guía sobre el Modelo 130 para autónomos.
¿Hay que incluir a trabajadores con retención cero?
Sí. Las rentas que deban declararse se incluyen aunque, por su cuantía o por las reglas de cálculo, la retención sea cero. También existen rentas exentas que deben informarse. Las instrucciones oficiales del ejercicio 2025 recogen estos supuestos.
Por eso, al preparar la relación de trabajadores, no conviene filtrar únicamente las nóminas que tienen una cantidad retenida.
¿Qué diferencias hay entre el modelo 190 y el modelo 111?
Ambos están relacionados, pero cumplen funciones diferentes. El 111 sirve para declarar las retenciones e ingresos a cuenta de cada periodo e ingresar el importe que corresponda. El 190 aporta el detalle anual por perceptor.
| Aspecto | Modelo 111 | Modelo 190 |
|---|---|---|
| Función | Autoliquidar retenciones e ingresos a cuenta | Informar del detalle anual de las rentas y retenciones incluidas en el modelo |
| Periodicidad | Trimestral o mensual, según el obligado | Anual |
| Información | Totales por categorías de renta | Datos individualizados de los perceptores |
| Pago al presentarlo | Cuando resulte una cantidad a ingresar | No conlleva ingreso |
La periodicidad mensual o trimestral y los supuestos de autoliquidación negativa se explican en las instrucciones oficiales del modelo 111. La información anual debe revisarse frente a esas declaraciones, comparando conceptos equivalentes y teniendo en cuenta las rentas adicionales que se informan en el resumen.
Ejemplo: cómo comprobar las retenciones del año
Imagina una empresa que ha declarado estas retenciones en sus cuatro autoliquidaciones trimestrales. Es un ejemplo ilustrativo, sin rentas en especie ni otras particularidades.
| Periodo | Retenciones declaradas |
|---|---|
| Primer trimestre | 1.200 euros |
| Segundo trimestre | 1.350 euros |
| Tercer trimestre | 1.250 euros |
| Cuarto trimestre | 1.400 euros |
| Total anual | 5.200 euros |
En este supuesto, las retenciones repartidas entre los perceptores del resumen anual deberían sumar 5.200 euros. Si el resultado es distinto, conviene localizar la diferencia antes de presentar: puede faltar una nómina, haberse duplicado una factura o existir una corrección pendiente.
Que el total cuadre es una primera comprobación. También hay que revisar que cada importe esté asignado a la persona correcta.
¿Cuándo se presenta?
El plazo general de presentación por internet comprende del 1 al 31 de enero del año siguiente al ejercicio declarado, según el artículo 5 de la Orden EHA/3127/2009. Hay que comprobar el vencimiento concreto en el calendario de cada campaña.
Para el ejercicio 2025, presentado en 2026, la Agencia Tributaria fijó el plazo del 1 de enero al 2 de febrero de 2026. Puedes verificarlo en su página oficial de plazos de presentación.
Esta diferencia entre ejercicio y año de presentación es importante: las rentas satisfechas durante 2026 corresponden al resumen que se presenta en 2027. Al acceder al trámite, comprueba siempre que has seleccionado el ejercicio que quieres declarar.
¿Qué información necesitas para rellenarlo?
Antes de abrir el formulario, reúne las nóminas, los justificantes de pagos a profesionales y las declaraciones periódicas del ejercicio. Trabajar con un resumen revisado evita tener que buscar documentos mientras completas cada registro.
Organiza la información en estos bloques:
- Declarante: NIF, nombre o razón social y datos de contacto.
- Perceptores: identificación de cada persona que ha recibido las rentas.
- Percepciones: importes íntegros y, cuando proceda, retribuciones en especie.
- Retenciones e ingresos a cuenta: cantidades correspondientes a cada registro.
- Clasificación y datos adicionales: claves, subclaves y campos exigibles según el tipo de renta.
La correcta identificación de rendimientos, gastos y retenciones resulta fundamental para evitar discrepancias con Hacienda. Si eres autónomo, puede interesarte conocer qué conceptos pueden incluirse como gastos deducibles en la declaración trimestral.
La información se presenta de forma individualizada para cada perceptor, lo que permite a la Agencia Tributaria realizar las correspondientes comprobaciones fiscales.
¿Qué son las claves y subclaves?
Son códigos que identifican la naturaleza de las percepciones. Entre las claves recogidas en el anexo de la Orden EHA/3127/2009, actualizada en diciembre de 2025, se encuentran:
| Clave | Tipo de percepción |
|---|---|
| A | Rendimientos del trabajo por cuenta ajena, con las particularidades previstas para esta clave |
| E | Retribuciones a consejeros y administradores |
| G | Rendimientos de actividades profesionales |
| L | Rentas exentas y dietas exceptuadas de gravamen incluidas en esta clave |
Esta selección es orientativa. Para cada registro, consulta la clave y, cuando corresponda, la subclave aplicable al ejercicio; no basta con elegir la categoría que parezca más cercana.
¿Cómo presentar el modelo 190 paso a paso?
Actualmente la presentación del modelo 190 se realiza de forma telemática. Accede a las gestiones de la declaración anual en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y selecciona el ejercicio correspondiente.
- Identifícate. Utiliza un certificado electrónico o DNIe; Cl@ve está disponible para personas físicas en los supuestos admitidos. Las condiciones figuran en las instrucciones de presentación de la AEAT.
- Incorpora los datos. Cumplimenta el formulario o importa un fichero compatible con el diseño de registro vigente.
- Revisa los perceptores. Comprueba identificaciones, importes y clasificación de las rentas.
- Valida la declaración. Resuelve los errores y revisa los avisos antes de continuar.
- Firma y envía. Guardar el trabajo o generar un borrador no equivale a presentarlo.
- Conserva el justificante. Comprueba el resultado del envío y si quedan registros pendientes.
La guía de presentación mediante formulario de la AEAT, campaña del ejercicio 2025 explica estas funciones con capturas. El formulario admite hasta 40.000 registros; para declaraciones que superen ese volumen, debe utilizarse la presentación mediante fichero.
Reserva un momento para revisar el resultado final. Una declaración guardada, validada o enviada parcialmente no debe darse por terminada sin comprobar qué registros se han presentado.
¿Qué errores conviene revisar antes de enviarlo?
Una buena revisión combina dos comprobaciones: que los totales sean coherentes y que los datos de cada perceptor sean correctos. Para ello, puedes utilizar esta lista:
- Identificación: verifica NIF, nombre y apellidos.
- Integridad: comprueba que no falten trabajadores o profesionales con rentas que deban declararse.
- Duplicados: revisa los registros incorporados desde distintas fuentes.
- Importes: contrasta las percepciones y retenciones con la documentación de origen.
- Clasificación: confirma las claves, subclaves y datos adicionales.
- Ejercicio: asegúrate de que los documentos corresponden al año declarado.
- Envío: conserva el justificante y comprueba que no quedan registros pendientes.
La mayoría de estas incidencias pueden prevenirse manteniendo actualizados los registros contables y laborales durante todo el ejercicio. Si intervienen varias personas, conviene acordar quién incorpora los datos, quién los revisa y quién realiza la presentación.
Esta coordinación también importa al decidir entre una nómina interna o externalizada: disponer de un circuito claro para comunicar incidencias facilita la preparación del cierre anual.
¿Cómo corregir una declaración ya presentada?
Si utilizaste el formulario web, la AEAT permite recuperar la declaración presentada para dar de alta, modificar o eliminar registros. Tras los cambios, debes validar y volver a enviar la declaración siguiendo las indicaciones de su ayuda de gestión del formulario.
Antes de corregir, identifica el origen de la diferencia. No es lo mismo un NIF equivocado que una factura omitida o una retención mal calculada. Esa revisión ayuda a determinar si el problema afecta únicamente al resumen anual o si también hay que revisar las autoliquidaciones periódicas.
Conserva el justificante del nuevo envío junto con una nota interna de lo modificado. Así podrás reconstruir la corrección si necesitas consultarla más adelante.
¿Qué ocurre si se presenta fuera de plazo?
Presentar tarde una declaración informativa puede dar lugar a sanciones aunque el formulario no conlleve un pago. El artículo 198 de la Ley 58/2003 General Tributaria establece las siguientes cuantías para las declaraciones informativas a las que se refiere su apartado 1:
| Supuesto | Cuantía por dato o conjunto de datos de una misma persona o entidad | Mínimo | Máximo |
|---|---|---|---|
| Regla general del artículo 198.1 | 20 euros | 300 euros | 20.000 euros |
| Presentación fuera de plazo sin requerimiento previo, artículo 198.2 | 10 euros | 150 euros | 10.000 euros |
La segunda fila refleja la reducción a la mitad prevista legalmente para la presentación sin requerimiento previo. Estas cifras no equivalen necesariamente al importe final de cualquier expediente: su aplicación depende del supuesto y de las reducciones que procedan.
Si detectas que el plazo ha vencido, reúne la información y tramita la presentación cuanto antes. Si ya has recibido una comunicación de Hacienda, revisa qué solicita y el plazo de respuesta indicado.
¿Cómo simplificar la preparación del modelo 190?
La mejor forma de evitar errores consiste en mantener una gestión laboral y fiscal actualizada durante todo el año. Revisar periódicamente las nóminas, las retenciones y los pagos a profesionales permite llegar al cierre con los datos organizados y detectar diferencias antes de presentar la declaración.
En este proceso, soluciones como a3innuva Nómina ayudan a automatizar la gestión de nóminas e IRPF y centralizar la información de los trabajadores. Disponer de estos datos en un mismo entorno facilita las comprobaciones necesarias para preparar las obligaciones fiscales relacionadas con las retenciones.
Esta organización también se apoya en una buena planificación de los procesos cotidianos. Definir cómo se comunican las ausencias y quién actualiza la información evita que las incidencias se queden pendientes. En nuestra guía para gestionar las vacaciones de los empleados encontrarás recomendaciones para organizar este proceso y coordinarlo con el trabajo del departamento laboral.
Por su parte, herramientas como afilia3 permiten agilizar la gestión de altas, bajas y otros movimientos en la Seguridad Social. Su aportación se centra en estos trámites y en la coordinación entre asesorías y empresas, dentro de una gestión laboral más ordenada.
Preparar correctamente el modelo 190 requiere datos completos, coherentes y revisados. Combinar herramientas especializadas con un procedimiento claro de trabajo facilita esa tarea y reduce las comprobaciones de última hora. Así, el cierre anual se convierte en la revisión de un trabajo que has mantenido al día.