Desde 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores. Lo que comenzó como una medida para controlar las horas extraordinarias se ha convertido en una herramienta clave para la transparencia laboral. Sin embargo, en 2025 este registro evoluciona: el Gobierno prepara una nueva ley de control horario que busca digitalizar el proceso, reforzar la trazabilidad y garantizar la desconexión digital.
En este artículo te explicamos, con un enfoque práctico, qué cambia con la nueva normativa, cómo te afecta si eres empresa o responsable de recursos humanos y qué pasos puedes dar desde hoy para cumplir sin complicaciones.
¿Por qué una nueva ley de control horario?
Cuando el Real Decreto-ley 8/2019 obligó a todas las empresas a implantar un registro de jornada, la norma dejaba libertad total sobre el sistema a utilizar. Podía hacerse en papel, en Excel, mediante fichajes en recepción o con una app móvil. Bastaba con que los datos se conservaran durante cuatro años y estuvieran disponibles para la Inspección de Trabajo y los propios empleados.
Con el paso de los años, se ha comprobado que esta flexibilidad ha tenido un efecto indeseado: miles de empresas cumplen en apariencia, pero no garantizan la fiabilidad del registro. La Inspección ha detectado fichajes manuales manipulables, registros incompletos y falta de diferenciación entre horas ordinarias, extraordinarias y tiempos de disponibilidad.
Por eso, el Ministerio de Trabajo y Economía Social ha anunciado una reforma del registro horario dentro del paquete legislativo que incluye la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales. (Fuente: El País)
El objetivo de la nueva norma no es solo controlar cuántas horas se trabajan, sino reforzar los derechos laborales en la era digital, garantizar la desconexión fuera del horario y hacer que los sistemas de fichaje sean más veraces, digitales y auditables.
Qué exige la normativa actual de control horario y qué se mantendrá
Actualmente, el registro horario está regulado en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que exige a todas las empresas:
- Registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada empleado.
- Conservar los registros durante un mínimo de cuatro años.
- Mantenerlos a disposición de la Inspección de Trabajo y de los propios empleados.
- Acordar el sistema de registro con los representantes de los trabajadores, si los hubiera.
Esta obligación no distingue entre tipos de contrato, jornada completa o parcial: todos los empleados deben fichar, tanto si trabajan en oficina como en remoto.
El incumplimiento puede conllevar multas de hasta 7.500 euros, y la falta de registro se considera infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
En la práctica, sin embargo, la Inspección ha comprobado que muchos registros no reflejan la realidad laboral. Horas extra no computadas, fichajes automáticos o falsos, hojas sin firma o registros con correcciones manuales sin justificación son problemas frecuentes.
Por eso, la nueva ley de control horario de los trabajadores mantendrá la obligación general, pero elevará la exigencia de fiabilidad, trazabilidad y transparencia.
Qué novedades introduce la nueva ley de control horario en 2025
El Ministerio de Trabajo ha avanzado que el nuevo sistema implicará más garantías técnicas y la obligación de utilizar registros digitales, con estándares uniformes para todas las empresas.
Entre las principales novedades que se están perfilando destacan:
Digitalización obligatoria del registro
Se prevé que el sistema manual (papel, hojas de cálculo, fichas físicas) deje de considerarse válido. Todos los registros deberán hacerse a través de plataformas digitales o aplicaciones homologadas que garanticen:
- Integridad de los datos: sin posibilidad de modificación posterior sin dejar rastro.
- Marca temporal automática: la hora del fichaje se toma del servidor, no del dispositivo.
- Identificación inequívoca del trabajador: mediante usuario, código, firma digital o biometría.
- Acceso remoto por parte de la Inspección de Trabajo.
Esto supondrá un salto de calidad en la gestión laboral, pero también un desafío para muchas pymes que aún utilizan hojas o plantillas básicas.
Según Kelio, la futura normativa requerirá que el sistema sea electrónico, seguro y verificable, evitando cualquier posibilidad de manipulación.
Registro detallado del tipo de hora trabajada
El registro no solo deberá recoger cuándo empieza y termina la jornada, sino también qué tipo de hora es:
- Hora ordinaria.
- Hora extraordinaria.
- Tiempo de disponibilidad.
- Descanso o pausa no computable.
Este cambio permitirá reflejar la jornada real de cada empleado y servirá para controlar los excesos o incumplimientos de jornada máxima.
Acceso directo de la Inspección de Trabajo
La nueva normativa permitirá que la Inspección acceda a los registros en tiempo real, sin necesidad de pedirlos físicamente. Para ello, las plataformas digitales deberán contar con un módulo de consulta telemática o posibilidad de exportación inmediata.
Esto supone una revolución: el control será más rápido, automatizado y menos dependiente de visitas presenciales.
Obligación de informar y conservar
Se mantendrá la obligación de conservar los datos durante 4 años, pero además se exigirá que el sistema informe al trabajador del tiempo registrado, de sus horas extra acumuladas y de los límites de jornada.
En la práctica, cada empleado podrá consultar su registro de fichajes igual que hoy consulta su nómina o sus vacaciones.
Qué implicaciones tiene para las empresas
El impacto de esta reforma será considerable. La mayoría de las pymes españolas aún no disponen de un sistema digital de fichaje, o lo utilizan de forma informal.
Adaptarse a la nueva ley no significa solo instalar una app, sino revisar los procesos internos de gestión del tiempo, recursos humanos y seguridad de los datos.
Las principales implicaciones serán:
- Coste tecnológico inicial: adquisición o adaptación de software compatible con los nuevos estándares.
- Protección de datos: garantizar que los registros se almacenan con seguridad y cumpliendo el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
- Integración con nóminas y RRHH: el registro horario deberá ser coherente con la jornada pactada, las horas extra retribuidas y los descansos compensatorios.
- Transparencia interna: el trabajador tendrá derecho a acceder a su información de manera clara, y los representantes podrán solicitar auditorías.
En definitiva, el registro horario pasa de ser una simple obligación documental a convertirse en un sistema de control operativo y legal dentro de la empresa.
Y para los trabajadores, ¿qué cambia?
La nueva ley busca proteger el derecho al tiempo de descanso y reforzar la desconexión digital.
Hoy, en muchos sectores con trabajo híbrido o remoto, la frontera entre jornada laboral y tiempo personal es difusa. Por eso, el nuevo marco pretende asegurar que el trabajador:
- Conoce y controla sus propias horas de trabajo registradas.
- Puede distinguir entre tiempo efectivo y tiempo de disponibilidad.
- Tiene la garantía de que no se le exigirán tareas fuera del horario fijado.
- Recibe información clara sobre sus horas extra o compensaciones.
Este enfoque es coherente con la directiva europea sobre “tiempo de trabajo” y con las resoluciones del Tribunal Supremo, que han reiterado que la falta de registro horario completo vulnera derechos básicos de conciliación.
Qué sanciones se contemplan por incumplimiento
El régimen sancionador seguirá siendo estricto, y probablemente se refuerce.
Actualmente, la falta de registro o su manipulación se considera infracción grave en materia laboral, con multas de entre 751 y 7.500 euros. Pero la nueva ley de control horario podría elevar estas cuantías e incluso aplicar sanciones por trabajador afectado, lo que multiplicaría las cifras en caso de incumplimiento reiterado.
Además de las multas, hay consecuencias indirectas: pérdida de confianza de los empleados, reclamaciones de horas extra no registradas y conflictos colectivos.
Cumplir no solo evita sanciones, sino que mejora la reputación laboral y reduce riesgos legales.
Cómo adaptarse a la nueva ley paso a paso
La transición al registro digital no tiene por qué ser complicada si se aborda con planificación.
Te dejamos un itinerario práctico para que tu empresa llegue preparada:
- Evalúa tu sistema actual. Si sigues utilizando hojas o plantillas, analiza su fiabilidad.
- Selecciona una herramienta de registro horario digital. Apuesta por soluciones con trazabilidad, sello de tiempo y auditoría.
- Define políticas internas claras. Indica cómo y cuándo fichar, qué pausas se computan y qué ocurre si el trabajador olvida registrar.
- Informa y forma al personal. Explica los cambios y garantiza que todos entiendan el nuevo sistema.
- Alinea el registro con nóminas y horarios. Verifica que los datos coinciden con los convenios y calendarios laborales.
- Guarda evidencias. Conserva los justificantes y copias de seguridad durante al menos cuatro años.
- Revisa la protección de datos. Asegúrate de cumplir con el RGPD y de que el sistema respete la confidencialidad.
Estas medidas, además de cumplir con la ley, mejoran la eficiencia organizativa y aportan información valiosa sobre productividad y gestión de equipos.
Casos especiales: teletrabajo y trabajo móvil
Uno de los puntos más complejos del registro horario actual es el teletrabajo. Con la nueva normativa, los empleados que trabajan en remoto deberán registrar su jornada igual que si estuvieran en la oficina, pero el sistema deberá hacerlo de forma segura y verificable.
Las plataformas más modernas ya incluyen geolocalización opcional, registro por app, validación mediante firma digital o reconocimiento facial (siempre con consentimiento).
También se contemplan excepciones razonables para trabajadores en movilidad, como comerciales, conductores o técnicos que realizan desplazamientos.
La clave será que el registro sea realista y fiable, pero sin invadir la intimidad del empleado, respetando la LOPDGDD y el RGPD.
Conclusión: digitalizarse ya no es opcional
El registro horario ha pasado de ser una obligación administrativa a una pieza central de la gestión laboral moderna. Con la nueva ley, las empresas deberán migrar a sistemas digitales fiables, transparentes y accesibles tanto para trabajadores como para la Administración.
Anticiparse es clave. Si esperas al último momento, la adaptación será más costosa y arriesgada.
Con soluciones integradas como a3innuva ERP, puedes incorporar módulos de control horario digital conectados con nóminas, calendarios y convenios. Esto no solo garantiza el cumplimiento, sino que mejora la gestión de tiempos, evita errores humanos y ofrece tranquilidad ante cualquier inspección.
El control horario del futuro será digital, automático y verificable. Empezar a prepararse hoy es la mejor forma de asegurar que tu empresa esté lista para cumplir mañana.