Cómo implementar un sistema de gestión documental para tu asesoría

Automatiza los procesos de tu asesoría y ¡mejora su eficiencia!

Cada año, las empresas generan un gran volumen de información, lo que implica de forma casi obligatoria la implantación de un sistema de documentación. La gestión documental para asesorías es una herramienta crucial que permite a las empresas realizar el seguimiento de sus documentos, automatizar los procesos y mejorar su eficiencia. Con el objetivo añadido de conservar la información durante un gran periodo de tiempo, pudiendo acceder a ella cuando sea necesario.

¿Qué es la gestión documental para asesorías?

La gestión documental implica la organización, el almacenamiento y la recuperación de documentos, incluyendo contratos, documentos legales, documentos financieros y otros registros. Además, abarca la gestión de documentos electrónicos como correos electrónicos y hojas de cálculo.

En el mundo empresarial actual, la gestión documental para asesorías es esencial para mejorar las operaciones y aumentar la eficiencia. Si aún no tienes claro si optar por un software para asesorías, sigue leyendo y descubre cómo implementar un sistema de gestión documental.

Transformación de la gestión documental para asesorías

A lo largo de los años, la gestión de documentos ha evolucionado y se ha vuelto más eficiente y segura con el desarrollo de nuevas tecnologías. El uso de sistemas de gestión documental basados en la nube ha permitido a las empresas almacenar y gestionar sus documentos de forma más eficiente y segura.

Los sistemas tradicionales de gestión de documentos en papel han sido reemplazados por sistemas de gestión de documentos digitales. Estos sistemas permiten a las empresas almacenar, acceder y gestionar sus documentos de manera eficiente.

Además de actuar como el complemento ideal para la base de datos de empleados, la gestión documental en consultorías proporciona dos premisas fundamentales en los tiempos que corren: un software de gestión documental colaborativo y multiplataforma, con la capacidad de ser gestionado desde cualquier lugar.

¿POR QUÉ CONTRATAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUUMENTAL PARA ASESORÍAS?

Contratar un sistema de gestión documental para asesorías es una buena forma de mejorar la eficiencia, creando un entorno de trabajo colaborativo, donde todos tus empleados pueden acceder a la información completa sin que haya brechas de información o seguridad. Además, existen otros beneficios directos de implementar un sistema de gestión documental:

Centralización de la información: Todos los documentos y registros estarán organizados y accesibles desde una base de datos centralizada, garantizando la seguridad y accesibilidad para todos los usuarios autorizados.

Optimización del flujo de trabajo: La implementación de flujos de trabajo en el sistema permitirá una gestión más eficiente de la creación, organización y gestión de documentos.

Ahorro de espacio: Almacenar documentos de forma digital reducirá los costos de almacenamiento físico y liberará espacio en estanterías y archivos.

Copias de seguridad automatizadas: Las copias de seguridad automatizadas garantizan la protección y respaldo de todos los documentos en caso de cualquier problema o pérdida de datos.

Cifrado de datos: El cifrado de datos garantiza la seguridad y protección de los documentos contra accesos no autorizados, cumpliendo con la legalidad y la protección de datos de los clientes.

Rentabilidad: Implementar un sistema de gestión documental puede reducir costos y aumentar la eficiencia en las operaciones de la empresa.

Firma digital: La opción de firma digital ahorrará tiempo y costos al permitir firmar documentos electrónicamente de manera segura.

Presentación directa de impuestos: En solo 2 pasos, sube y obtén respuestas de la AEAT de forma individual y masiva, con distribución automática para el cliente.

Presentación de afiliaciones a las TGSS y contratos con SEPE: Realiza trámites online con la TGSS, obtén respuestas del SILTRA, comunica contratos y certificados a SEPE y recibe respuestas inmediatas.


GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA ASESORÍAS

La implantación de un sistema de gestión documental para empresas de consultoría no es una tarea difícil, pero es importante dedicar tiempo a comprender los distintos componentes del sistema. A continuación, te mostramos los pasos para implementar el sistema de gestión documental en tu asesoría:

Identifica las necesidades de la empresa: El primer paso es identificar las necesidades y requisitos específicos de la empresa en cuanto a la gestión de documentos. Esto incluye determinar qué tipo de documentos deben almacenarse y cómo se accederá a ellos.

Planea y planifica el traspaso: Una vez definidas las necesidades, procede a planificar el trabajo de archivo. Aquí, la clave, reside en determinar los tiempos y los recursos necesarios para la migración.

Organiza y clasifica los documentos: Realiza un inventario o clasificación de los documentos de acuerdo con su tipo o categoría para facilitar la búsqueda y organización.

Optimiza los flujos de trabajo: Implementa flujos de trabajo para la creación, organización y gestión de documentos, garantizando que todos los documentos se almacenen y accedan correctamente.

Proporciona formación adecuada al personal: Asegúrate de que todo el personal reciba la formación adecuada sobre cómo utilizar el sistema de gestión documental, incluyendo el acceso, almacenamiento y organización de los documentos.

Supervisa y mantiene el sistema: Realiza tareas de mantenimiento y actualizaciones periódicas para asegurar que el sistema funcione correctamente y que los datos estén protegidos.

La implementación de un sistema de gestión documental para asesorías es esencial para alinear la estrategia del negocio con la de la tecnología permitirá una transición exitosa hacia un sistema de gestión documental adecuado.

No olvides elegir un software de gestión documental que cumpla con las necesidades específicas de tu empresa y asegurarte de proporcionar la formación adecuada al personal para utilizar el sistema de manera efectiva. Con un sistema de gestión documental en funcionamiento, tu asesoría podrá disfrutar de una mayor eficiencia, seguridad y productividad en sus operaciones diarias.

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